名前のスペースは全角？半角？｜Excelで消す・そろえる・くっつける方法
あれ？名簿で名前を探したら、VLOOKUPが「#N/A」を返してきた。
名前はたしかに合っている。打ちまちがいもない。
何度打ち直しても、やっぱりエラーが出るのはなんで？
原因が分からないまま、名簿を入力しなおして解決する。実務では、よくあることです。
実は、Excelの画面をいくら見比べても、違いは見つかりません。
原因は、目に見えないスペース（空白）だからです。
この記事では、名前のスペースで困る3つの場面を取り上げます。
この記事でわかること
- 余計なスペースを消す
- 全角と半角をそろえる
- 姓と名をくっつける
それぞれ、Excelの関数でのやり方と、貼るだけで終わる無料のツールを紹介します。
スペースは、見えないけれど1つの文字。
この考え方を知っておけば、「見つからない」「数が合わない」の原因の1つを、自分で見つけられるようになります。
原因はスペース
上で紹介した、VLOOKUP関数で名前が見つからないという事例。
知らないうちにスペースが入っていたというのが、実務で本当に多い原因の1つです。
実は、無意識で使っているスペースも1つの文字。
Excelに限ったことではなく、Wordもそのほかのアプリも、考え方は一緒です。
文字数を数える関数に、LEN関数があります。
そのLEN関数で試してみてください。スペースが文字だということがよく分かります。
=LEN("山田太郎")
「山田太郎」で出てくる答えは4。4文字という意味です。
=LEN("山田 太郎")
姓と名の間にスペースが入った「山田 太郎」は5。5文字です。
では、次の式はどうでしょう。
=LEN("山田太郎 ")
後ろにスペースが1つ付いた「山田太郎 」も、5文字と出てきます。
ここからは、わかりやすく表示するために、全角スペースを□で、半角スペースを␣で表して説明していきます。
1文字ちがえば、別の名前
Excelで関数を扱うとき、式は合っているのに答えが違う。その原因が、スペースのことはよくあります。
VLOOKUPもCOUNTIFも、文字が1つでもちがえば「別のもの」として扱うからです。
- VLOOKUPで「山田太郎□」を探すと、「山田太郎」は見つからず #N/A
- COUNTIFで「山田太郎」を数えると、「山田太郎□」は数に入らない
Microsoftのサポートページでも、VLOOKUPが #N/A になる原因の1つに「先頭や末尾のスペース」が挙げられています。
もうお分かりですね。
式はまちがっていません。まちがっているのは、データです。
全角のスペースと半角のスペースも別の文字
スペースにも、全角と半角があります。
私たちにとっては、どちらも「何もない」ただのスペース。それでも、Excelにとっては別の文字です。
全角スペースと半角スペースは、まったく違うものとして扱われます。
だから「山田␣太郎」（半角）と「山田□太郎」（全角）も、Excelでは別の名前になります。
名前を読みやすくするために、姓と名の間にスペースを入れる人は多いものです。ただ、読みやすさの感じ方は人によって違います。
「全角がいい」「半角のほうが見やすい」と、それぞれの考えで作った名簿を集めて1つにまとめる。すると、全角と半角が混ざってしまうことがよくあります。
Webからコピーすると紛れ込む空白
Webページの文字をコピーして、Excelに貼る機会は多いのではないでしょうか。
Webページからコピーした文字には、ふつうのスペースとはちがう「紛れ込んだ空白」が入ることがあります。
私たちの目には同じスペースに見えますが、入っているのは「改行しないスペース」という別の文字です。
Microsoftの説明では、改行しないスペースは、余計なスペースを消す関数として知られるTRIM関数でも消えません。
似た文字は、ほかにも10種類以上あります。どれも、TRIM関数では消すことができません。
スペースが入っているかの確かめ方
上でもふれましたが、スペースが入っているかを確かめる方法を改めて紹介します。
LENで文字数を数える
=LEN(A2)
「山田太郎」なのに5と出たら、どこかに見えない1文字が入っています。
2つのセルを「=」で比べる
=A2=B2
いちばん簡単な方法です。空いているセルに、この式を入力します。
同じなら TRUE、1文字でもちがえば FALSE が出ます。
FALSE なのに見た目が同じなら、スペースか、全角と半角のちがいを疑ってください。
貼るだけでスペースが見える
関数で確かめられるのは、「どこかに何かが入っている」までです。
どこに、どの種類のスペースが入っているかまでは見えません。
そこで、TRIM関数では消えない紛れ込んだ空白まで、目で見えるようにしたツールを作りました。
スペース削除とスペース統一の2つは、Excelから貼るだけで、ほとんどのスペースに印が付きます。
- 全角のスペース＝桜色の□
- 半角のスペース＝うすい桜色の地
- 紛れ込んだ空白＝点線の枠
貼った下には、半角・全角・紛れ込んだ空白が、それぞれ何個入っているかも出ます。
全角と半角の両方が数えられたら、名簿の中でバラバラになっている合図です。
入れた文字は、インターネットに送りません。使っている端末のブラウザの中だけで動くので、名簿や取引先の一覧もそのまま貼れます。
余計なスペースを消す
毎回チェックするときや、データが大量にあるときは、関数を設定するのもおすすめです。
前と後ろのスペースはTRIM関数
=TRIM(A2)
TRIM関数は、名前の前と後ろのスペースを消します。
先ほどの「山田太郎□」のように、知らないうちに入ってしまったスペースを消すのに便利です。
また、「山田□□太郎」のように、間にスペースが2つ以上続いているときは、1つに減らします。
日本語版のExcelでは、全角のスペースも同じように整えてくれます。
連続したスペースを1つにするだけなので、「山田□太郎」の姓と名の間のスペースは、1つ残ります。
区切りとしてスペースを残したいなら、TRIM関数が向いています。
全部消したいときはSUBSTITUTE関数
姓と名の間もふくめて、スペースを全部消したいとき。
SUBSTITUTE関数で、スペースを「何もない」に置きかえます。
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"␣",""),"□","")
内側の "␣" の間には半角スペースが、外側の "□" の間には全角スペースが入っています。
SUBSTITUTE関数を2回重ねることで、1つの式で2種類のスペースを消すことができます。
貼るだけで消すなら「スペース削除」
TRIM関数やSUBSTITUTE関数で直すと、面倒な手間が1つ残ります。
別の列に式を設定して結果を出すので、その結果をコピーして「値で貼り付け」をし、元の列を消す手順が必要です。
そのあとは式も要らないので、消しておく必要がありますね。
やり方は分かっていても、今そこに10分かけたくない日もあるはずです。
Excelが苦手なら、調べるところから始まって、関数の設定や値で貼り付けなど、慣れない作業が続きます。膨大な時間を溶かしてしまうかもしれません。（終わったら、ぐったりする作業ですね）
その手間を省くために、もう1つツールを作りました。
スペース削除は、Excelからデータを貼るだけで、名前のスペースを消せる無料のツールです。
- 消し方は3つ＝名前の前と後ろだけ／TRIM関数と同じ／全部
- TRIM関数で消えない「紛れ込んだ空白」も消せる
- 何列まとめて貼っても、Excelの列は崩れない
入れた文字は、インターネットに送りません。個人情報の入った名簿も、そのまま貼って大丈夫です。
名前の間のスペースを全角か半角にそろえる
上でも話したように、何人かに入力してもらった名簿は、名前の間のスペースがバラバラになりがちです。
全角で打つ人もいれば、半角で打つ人もいます。
そのまま1つにまとめると、同じ人でもVLOOKUPでは見つからなくなるのは、お伝えしたとおりです。
（名前に限らず、ほかのデータでも同じです。知らないうちにスペースが入ったデータは、検索でヒットしなくなるのが問題です。）
全角と半角、どっちが正しい？
姓と名の間のスペースは、全角と半角どっちが正しいか問題。
残念ながら、「絶対にこれが正解」というものはありません。決まりは、提出先ごとにちがいます。
たとえば日本年金機構の届書作成プログラムでは、次のように決まっています。
- 漢字の氏名＝姓と名の間に全角のスペースを1文字
- カナの氏名＝姓と名の間に半角のスペースを1文字
同じ書類の中でも、漢字とカナで分かれていることがあるわけです。
出す先に決まりがあるなら、その決まりに合わせます。
社内で使うだけなら、どちらかに決めて、全員でそろえるようにルールを決めておきましょう。
関数でそろえるならSUBSTITUTE関数
半角のスペースを全角にそろえる式です。
=SUBSTITUTE(A2,"␣","□")
1つ目の "␣" には半角スペースが、2つ目の "□" には全角スペースが入っています。
逆に、全角を半角にそろえたいときは、"␣" と "□" を入れかえます。
貼るだけでそろえるなら「スペース統一」
関数を使わずに、スペースの全角と半角をそろえるツールも作りました。
スペース統一は、名前の間のスペースを、全角か半角のどちらかにそろえる無料のツールです。
- 全角にそろえる／半角にそろえる、の2つから選ぶだけ
- 前と後ろの余計なスペース、連続したスペースもまとめて整えられる
- 何列まとめて貼っても、Excelの列は崩れない
入れた文字は、インターネットに送りません。個人情報の入った名簿も、そのまま貼って大丈夫です。
姓と名が別の列なら、くっつける
インターネットで名前を入力するとき、姓と名を分けて入力したことがあるのではないでしょうか。
仕事で使う名簿も、姓と名が別の列に入っていることがあると思います。
分けておけば、スペースを入れるかどうかや、全角か半角かで迷うことがありません。あとの作業も楽になります。
実は、別々の列に入っている姓と名は、簡単に1つのセルにまとめられます。
では、具体的な方法を確認してみましょう。
「&」でくっつける
=A2&"□"&B2
この式は、「A2」と「全角スペース」と「B2」をくっつける、と考えます。
だから、A2の姓とB2の名の間に、全角のスペースを1つ入れてつなぐことができるんです。
もちろん半角スペースにすることもできます。その場合は、"□" を "␣" に変えてください。
関数でくっつけるならCONCAT関数
「&」の代わりに、CONCAT関数でもくっつけられます。
=CONCAT(A2,"□",B2)
「&」と同じく、A2の姓と全角スペースとB2の名を、順番につなぎます。
姓と名の間に入れる文字を先に決めておきたいなら、TEXTJOIN関数も使えます。
=TEXTJOIN("□",TRUE,A2:B2)
最初の "□" が、間に入れる文字です。
どの方法でも、結果は式のままです。名簿として使うなら、結果をコピーして「値で貼り付け」をしてから、元の姓と名の列を整理しましょう。
入力済みの名前にスペースを入れるのは難しい
「山田太郎」のように、スペースを入れずに1つのセルに入力済みの名前。
ここにあとからスペースを入れるのは、簡単ではありません。
どこまでが姓なのかを、名前の文字だけでは見分けられないからです。
元の名簿に姓と名が別の列で残っているなら、そこからくっつけ直すのが確実です。
件数が少ないなら、目で見て1つずつ直すのが現実的かもしれません。
貼るだけでくっつけるなら「姓と名の結合」
関数を使わずに、姓と名をくっつけるツールも作りました。
姓と名の結合は、Excelの姓の列と名の列を貼るだけで、1つのセルにくっつける無料のツールです。
- 間は、全角のスペース／半角のスペース／スペースなし、の3つから選べる
- 姓や名の前と後ろに入っていたスペースは、消してからつなぐ
- 関数もフラッシュフィルもいらない
3つのツールの選び方
名簿の名前に関するお悩みを、関数を使わずに解決するツールを、改めて紹介します。
| ツール | やりたいこと |
|---|---|
| スペース削除 | 名前の前と後ろ、または全部のスペースを消したい |
| スペース統一 | 名前の間のスペースを、全角か半角にそろえたい |
| 姓と名の結合 | 姓と名の2列を、1つのセルにまとめたい |
どのツールも、入れた名前はインターネットに送りません。
使っている端末のブラウザの中だけで動くので、名簿や取引先の一覧もそのまま貼れます。
もちろんAIの学習にも使われないので、安心してお使いください。
まとめ
- スペースは、見えないけれど1つの文字
- 全角のスペースと半角のスペースも、Excelにとっては別の文字
- 1文字ちがえば、VLOOKUPもCOUNTIFも別の名前として扱う
- 見つけるならLENと「=」、消すならTRIMとSUBSTITUTE
- 全角と半角のどちらにそろえるかは、提出先の決まりに合わせる
- 姓と名をくっつけるなら「&」かCONCAT。1つのセルの名前にあとからスペースを入れるのは難しい
「見つからない」「数が合わない」と思ったら、まずはスペースを疑ってください。
手元の名簿をスペース削除に貼って、スペースがいくつ入っているかを見るところから始めてみましょう。
参考